Vyhlásenie o spracovaní osobných údajov

Spoločnosť NAŠE BOJNICE, o.z. (ďalej len ako „Spoločnosť“) spracúva Vaše osobné údaje s cieľom zabezpečenia a realizácie podujatia [názov konferencie / podujatia], len na základe zákonných podmienok, v súlade s Nariadením 1 a Zákonom o ochrane osobných
údajov. 2 Pri spracúvaní osobných údajov Spoločnosťou ste dotknutou osobou, t.j. osobou, o ktorej sú spracúvané osobné údaje, ktoré sa jej týkajú.

Vaše osobné údaje budú uchované bezpečne, v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa a sprostredkovateľa a len po dobu nevyhnutnú na splnenie účelu spracúvania. Prístup k Vašim osobným údajom budú mať výlučne osoby poverené prevádzkovateľom (Spoločnosťou) na spracúvanie osobných údajov, ktoré ich spracúvajú na základe pokynov prevádzkovateľa, v súlade s bezpečnostnou politikou prevádzkovateľa.

Vaše osobné údaje sú zálohované v súlade s retenčnými pravidlami Spoločnosti. Zo zálohovaných úložísk budú Vaše údaje vymazané hneď, ako v súlade s pravidlami zálohovania bude možné vykonať uvedenú akciu. Osobné údaje uchovávané na záložných úložiskách slúžia na predchádzanie bezpečnostným incidentom, najmä narušenia dostupnosti údajov v dôsledku bezpečnostného incidentu. Spoločnosť je povinná zabezpečovať zálohovanie údajov v súlade s bezpečnostnými požiadavkami Nariadenia a Zákona o ochrane osobných údajov.

Spoločnosť ako prevádzkovateľ má zákonnú povinnosť poskytnúť Vaše osobné údaje pri kontrole, dozornej činnosti alebo na žiadosť oprávnených orgánov štátu alebo inštitúcií, ak to vyplýva z osobitných predpisov. 3 V súlade s Nariadením a Zákonom o ochrane osobných údajov, Spoločnosť, ako prevádzkovateľ, spracúva Vaše osobné údaje v rozsahu a za podmienok stanovených v osobitných predpisoch, na základe zákonným podmienok uvedených v Čl. 6 Nariadenia.

Spravidla spracúvame len bežné kategórie Vašich osobných údajov (meno, priezvisko, email a pod.). Výnimočne môže nastať situácia, kedy budeme spracúvať osobitnú kategóriu osobných údajov (napr. o zdravotnom stave – pre prípady zabezpečenia špeciálnych potrieb ako dôsledku Vášho zdravotného stavu). Môže ísť o situáciu, kedy bude informácia o Vašom zdravotnom stave nevyhnutná na zabezpečenie zdravotnej starostlivosti alebo ochrany Vášho života a zdravia. V takom prípade budeme postupovať s odbornou starostlivosťou a v súlade so zásadami spracúvania osobných údajov. Vaše osobné údaje prestaneme spracúvať a zlikvidujeme ich okamžite, ako pominie zákonný dôvod ich spracúvania.

Vaše osobné údaje, ktoré ste poskytli/ poskytujete pri registrácii, spracúvame v prípade podujatia s registračným poplatkom na základe zmluvy (predzmluvného vzťahu), ktorej ste ako dotknutá osoba, jednou zo zmluvných strán. V prípade registrácie na podujatie bez registračného poplatku, spracúvame Vaše osobné údaje na základe udelenia súhlasu so spracovaním osobných údajov od Vás, ako dotknutej osoby. Neudelenie súhlasu resp. neposkytnutie vyžadovaných osobných údajov môže mať v oboch prípadoch za následok Vašu neúčasť na podujatí. Vaše osobné údaje budeme spracúvať 2 roky po ukončení platnosti zmluvy resp. od udelenia súhlasu so spracovaním. Následne budú postúpené do archívnych záznamov a využívané striktne zo zákonných, archívnych alebo štatistických dôvodov a v anonymizovanej forme. Je v oprávnenom záujme Spoločnosti viesť databázu klientov a účastníkov podujatí, vrátane informácií o dotknutých osobách, ktoré sa zúčastnili na podujatí v minulosti. Databáza klientov a účastníkov podujatí nám pomáha efektívnejšie reagovať na Vaše požiadavky a pripravovať pre Vás aktivity cielene, s ohľadom na Vaše preferencie. Vaše osobné údaje na tento účel spracúvame po dobu existencie a prípravy podujatí.

1 Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov).
2 Zákon č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov
3 Napr. Zákon č. 171/1993 Z.z. o Policajnom zbore, Zákon č. 18/2018 o ochrane osobných údajov a pod.

Vaše osobné údaje, vrátane fotografii, môžeme spracúvať zverejňovaním na našich webových stránkach, na základe oprávneného záujmu Spoločnosti prezentovať a informovať o svojich aktivitách. Na našich podujatiach vždy vyhotovujeme fotografický materiál a spravidla ho umiestňujeme na naše webové a pridružené stránky. V prípade, že si neželáte, aby bola uverejnená Vaša fotografia, kontaktuje jedného z organizátorov podujatia alebo nás na adrese [mailová adresa pre potreby GDPR]. Spoločnosť, pri zverejňovaní fotografií, dbá na to, aby neprimerane nezasahovala do Vašich práv a slobôd.

Vaše osobné údaje sú uchovávané po dobu 10 rokov po skončení platnosti zmluvy z dôvodu zákonných povinností prevádzkovateľa viesť účtovníctvo a plniť daňové povinnosti. Osobné údaje na plnenie účtovných a daňových povinností sú spracúvané najmä na základe Zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v.z.n.p., Zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty v.z.n.p. a Zákona č. 40/1964 Zb.
Občiansky zákonník v.z.n.p. Spracúvanie Vašich osobných údajov na tento účel je zákonnou povinnosťou Spoločnosti. Na uchovávanie osobných údajov, ktoré o Vás v súvislosti s činnosťou Spoločnosti spracúvame sa vzťahuje Zákon č. 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach.

Vaše práva podľa Nariadenia a Zákona o ochrane osobných údajov

Právo na prístup
Máte právo na poskytnutie kópie Vašich osobných údajov, ktoré sú spracúvané Spoločnosťou, ako aj na informácie, ako sú tieto využívané. Vo väčšine prípadov Vám budú údaje poskytnuté elektronicky, ak je to technicky možné.

Právo na opravu
Prijímame primerané opatrenia, aby sme zabezpečili presnosť, úplnosť a aktuálnosť informácií, ktoré o Vás máme k dispozícii. Ak máte za to, že údaje, ktorými disponujeme sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, neváhajte nás kontaktovať, aby sme tieto informácie upravili (opravili), doplnili alebo aktualizovali.

Právo na vymazanie
Máte právo nás požiadať o vymazanie Vašich údajov, napríklad v prípade ak informácie, ktoré o Vás uchovávame, nie sú viac potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Vaše právo je však potrebné posúdiť z pohľadu všetkých relevantných skutočností. Ide najmä o zákonné povinnosti Spoločnosti. V takýchto prípadoch Vašej žiadosti nebudeme môcť vyhovieť.

Právo na obmedzenie spracúvania
Za určitých okolností ste, ako dotknutá osoba, oprávnený Spoločnosť požiadať, aby prestala spracúvať Vaše osobné údaje. Ide najmä o prípady, keď máte za to, že účel spracúvania pominul alebo sa domnievate, že údaje, ktoré máme k dispozícii sú vadné.

Právo na prenosnosť údajov
Za určitých okolností máte právo požiadať nás o prenos Vašich osobných údajov, ktoré ste nám poskytli, na inú, tretiu, stranu podľa Vášho výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré ste nám poskytli na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorej ste stranou.

Právo namietať
Máte právo namietať proti spracúvaniu Vašich osobných údajov, ktoré je založené na Vašich legitímnych oprávnených záujmoch. V prípade, ak podáte námietku voči takému spracúvaniu osobných údajov, Vašu námietku preskúmame a posúdime. V prípade, ak Vaše práva budú proporcionálne prevažovať nad oprávneným záujmom Spoločnosti, Vaše osobné údaje ďalej nebudeme na tento účel spracúvať.

Právo podať sťažnosť
Ak máte za to, že Vaše údaje sú spracúvané zlým spôsobom prípadne nezákonne alebo bolo porušené niektoré z Vašich vyššie uvedených práv, môžete sa obrátiť priamo na Spoločnosť. Všetky Vaše podnetya sťažnosti riadne preveríme. Sťažnosť môžete takisto z uvedených dôvodov podať aj na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, www.dataprotection.gov.sk, Hraničná 12, 820 07 Bratislava; tel. č.: +421/2/3231 3214; statny.dozor@pdv.gov.sk.

V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa spracúvania Vašich osobných údajov nás môžetekedykoľvek kontaktovať na: [email/ t.č. zodpovednej osoby resp. zriadenej pre GDPR účely].